Содержание
График персонала в стоматологии — не та же задача, что в магазине. Ваше ограничение не поток посетителей, а то, что кресло ничего не производит без конкретного врача и, как правило, конкретного ассистента.
Это делает график решением о мощности, а не административной задачей.
Стройте график вокруг часов кресла
Начинайте с расписания лечения, а не с пожеланий сотрудников.
На каждое кресло, на каждый день нужны: врач, ассистент (если этот врач работает с ассистентом) и покрытие стойки на всё время работы. Всё, что оставляет кресло укомплектованным, но непригодным — или пригодным, но без людей, — это потерянный час, за который вы всё равно платите.
Сначала запишите потребность кресел, потом подставляйте людей. Клиники, которые делают наоборот, получают трёх свободных человек во вторник днём и никого в субботу утром.
Сколько ассистентов
Честный ответ зависит от того, как работают ваши врачи, и выясняется он замером, а не предположением.
Замерьте одну и ту же процедуру с ассистентом и без — по три раза. Если разница 25% и больше, ассистент, поделённый между двумя креслами, стоит вам времени кресла, а это почти всегда дороже зарплаты.
Посчитайте это против вашей стоимости часа кресла до того, как решить, что ассистент — дорого.
Стойка — тоже ограничение мощности
Один администратор, закрывающий в пик телефон, приход пациентов, оплату и перезапись, превращается в очередь. Пациенты ждут, чтобы заплатить, это задерживает следующий приём, а тот — кресло.
Посмотрите, когда звонки реально приходят. В большинстве клиник они плотно сконцентрированы в первый час работы и около обеда. Ставьте людей под пик, а не под среднее.
Отпуска и больничные
Два правила снимают большую часть хаоса:
Установите крайний срок заявок на отпуск — например, все летние до 1 апреля. Без него заявки приходят в порядке того, кто когда вспомнил, и тот, кто попросил последним, оказывается в невыгодном положении.
Определите минимальный состав, при котором клиника остаётся открытой, и запишите его. Когда двое заболели, вам нужно правило, а не переговоры.
Для отсутствия врача заранее решите, переносятся приёмы или закрываются коллегой, и кто сообщает пациентам. Пациент, которому позвонили накануне и объяснили, изменение прощает; пациент, который приехал и узнал, что врача нет, — нет.
Перестаньте переписывать график каждую неделю
Большинство клиник каждую неделю собирает график с нуля: это занимает часы и порождает разнобой.
Вместо этого задайте повторяющийся базовый шаблон — одна и та же форма каждую неделю — и правьте только исключения. Сотрудники могут планировать жизнь, а тот, кто составляет график, перестаёт тратить на это утро.
Публикуйте минимум за две недели. График, опубликованный в пятницу на понедельник, гарантирует, что кто-то не сможет договориться о ребёнке, — и именно так теряют хороших сотрудников.
Ведите учёт, кто когда работал
Не ради контроля, а ради двух вещей, на которые он реально отвечает.
Первое, клиническое: какой ассистент присутствовал на конкретном приёме, иногда становится важно спустя месяцы. Второе, практическое: споры об отработанных часах решаются с записью за минуту, а без неё — за неделю.
Пересматривайте ежеквартально
Проверяйте, соответствует ли шаблон спросу. Клиники врастают в график, сложившийся по тому, как они выглядели два года назад: субботний приём, который больше не заполняется, или тихая среда, ставшая самым загруженным днём.
В DOQ у каждого врача своё расписание и рабочие часы, поэтому календарь приёмов и фактическая доступность не расходятся.