Перенос базы пациентов из Excel в стоматологическую программу

Большинство клиник срывает перенос не потому, что программа сложная. Срывает потому, что старая таблица через месяц всё ещё открыта, и половина новых записей по привычке уходит в неё.

Это руководство о том, как этого не допустить.

Назначьте дату перехода до того, как что-то выгружать

Выберите дату. После неё в старой системе не создаётся ни одной новой записи — ни приёма, ни платежа, ни «только этот раз, так было быстрее».

Всё остальное здесь — механика. Именно это решение определяет исход. Клиники, которые ведут обе системы «пока привыкаем», через полгода имеют неполные данные в обеих и не могут сказать, какая из них верная.

Объявите дату всей команде за неделю и назначьте одного ответственного.

Чистите таблицу до переноса, а не после

Исправлять данные в Excel, где можно свободно сортировать и фильтровать, намного проще, чем после импорта в структурированные записи.

По порядку:

• Разделите объединённые столбцы. «ФИО» со значением Анна Петросян должно стать именем и фамилией. Формулой, не руками.
• Приведите телефоны к одному формату. Выберите один и переведите в него все: +374 XX XXXXXX. Разнобой в номерах — главная причина того, что после переноса напоминания молча перестают доходить.
• Исправьте даты. Excel славится тем, что в одном столбце часть дат хранится текстом, часть — числом. Отсортируйте по столбцу: то, что сортируется странно, и есть текст.
• Удалите тестовые и дублирующие строки. Сортировка по телефону ставит дубли рядом.
• Решите, что значит «неактивный». Пациентов, которые были последний раз пять лет назад, вряд ли стоит импортировать как активных. Отметьте их до выгрузки.

Какие поля действительно нужны

Клиники часто пытаются перенести всё, включая столбцы, которые никто не заполнял с 2019 года. Это замедляет перенос и тащит за собой мусор.

Поля, которые действительно должны переехать:

1. Имя и фамилия
2. Телефон — самое важное поле, потому что именно так вы будете связываться
3. Дата рождения
4. Аллергии и медицинские предупреждения
5. История лечения, хотя бы свободным текстом
6. Непогашенный остаток

Остальное опционально. Заметки можно импортировать одним текстовым блоком и приводить в порядок постепенно, по мере возвращения пациентов.

Дубли — главный риск

Перенос — это момент, когда две записи об одном человеке становятся постоянными. Обычные причины: пациента завели один раз по мобильному, другой раз по городскому, или один раз на девичью фамилию.

Перед импортом отсортируйте по телефону и по фамилии и просмотрите пары. Двадцать минут скучной работы экономят месяцы: дубль означает историю лечения, разорванную на два файла, — а это уже клиническая проблема, не только административная.

Импортируйте в два захода

Сначала импортируйте десять пациентов. Откройте их в новой системе и проверьте, что имена, телефоны и даты дошли без искажений. Отправьте себе тестовое напоминание, чтобы убедиться, что формат номера работает.

И только потом импортируйте остальных. Найти ошибку формата на десяти записях стоит минут, на двух тысячах — повторного импорта.

Сохраните таблицу только для чтения

Не удаляйте её. Сохраните копию, поставьте режим «только чтение» и положите туда, где команда может посмотреть, но не изменить.

Первые месяцы она будет нужна каждый раз, когда что-то выглядит неправильно. Дальше это просто архив.

Чек-лист

1. Дата перехода согласована и объявлена
2. Столбцы разделены, телефоны унифицированы, даты исправлены
3. Дубли удалены
4. Тестовый импорт десяти пациентов проверен
5. Тестовое напоминание получено на реальный телефон
6. Полный импорт
7. Старая таблица заархивирована только для чтения

В DOQ пациенты импортируются из таблицы и в любой момент выгружаются обратно, так что этот перенос никогда не придётся повторять в спешке.