Содержание
Складской учёт в стоматологии ломается сразу в двух направлениях. Клиника заканчивает то, чем пользуется каждый день, и одновременно держит трёхлетний запас того, что однажды купили по хорошей скидке.
И то и другое дорого. Первое стоит времени кресла и иногда перенесённого пациента. Второе — это деньги, лежащие на полке и часто идущие к концу срока годности.
Не пытайтесь считать всё
Большинство систем учёта разваливается потому, что кто-то попытался отследить каждый ватный валик.
Разделите запасы на три группы:
- Группа А — критичные. Их отсутствие останавливает лечение: анестетик, композит, бонд, боры, эндодонтические файлы, оттискный материал, перчатки. Двадцать–тридцать позиций.
- Группа Б — дорогие или долго идущие. Компоненты имплантов, лабораторные заказы, специальный инструмент.
- Группа В — всё остальное. Вата, стаканы, нагрудники, обычная расходка.
За А следите как следует. За Б — по заказам, а не по остаткам. Для В достаточно раз в неделю посмотреть на полку и докупить. Попытка вести В с той же строгостью, что и А, — то, из-за чего учёт бросают.
Задайте точку заказа, а не график
Полезный вопрос не «когда заказываем», а «при каком остатке заказываем».
Точка заказа = среднее недельное потребление × недели до поставки + страховой запас.
Если вы расходуете четыре шприца композита в неделю, а поставка идёт две недели, вы заказываете на восьми плюс буфер — скажем, на двенадцати. Остаток дошёл до двенадцати — заказываете, независимо от даты.
Недельное потребление считайте по фактическому расходу за месяц, а не по памяти. Большинство клиник удивляется в обе стороны.
Срок годности — скрытая статья расходов
Стоматологические материалы имеют срок годности, и просроченный материал — не просто потерянные деньги: его применение уже клиническая проблема.
Две привычки закрывают почти всё:
Первым пришёл — первым ушёл. Новый запас всегда ставится позади старого. Звучит банально и является самой эффективной складской привычкой в клинике.
Ежемесячная проверка сроков. Раз в месяц смотрите всё, что истекает в ближайшие 90 дней. Переставьте вперёд, спланируйте расход или примите потерю сейчас, а не обнаруживайте её во время процедуры.
Один человек, одно место
Учёт ломается, когда заказывают все. Получаются дублирующие заказы, три поставщика на одну позицию и никто не может сказать, сколько потрачено.
Назначьте одного ответственного за заказы. Все остальные пишут в список — листа на двери склада достаточно, — а заказывает он.
Храните запас в одном месте. Материалы, распределённые по трём кабинетам, посчитать невозможно, и каждый кабинет тихо копит собственный склад.
Дисциплина с поставщиками
Оптовые скидки — то, чем клиники обзаводятся мёртвым запасом. Прежде чем покупать годовой объём, задайте два вопроса: есть ли срок годности и не могли бы эти деньги работать иначе?
Скидка 15% на материал, истекающий через восемь месяцев, — не скидка.
Держите второго поставщика по группе А. Единственный поставщик, у которого закончился товар, становится вашим дефицитом.
Месячная рутина
Двадцать минут, в один и тот же день месяца:
- Пересчитать группу А против точек заказа
- Проверить всё, истекающее в ближайшие 90 дней
- Сравнить расходы месяца с предыдущим
- Сверить: сходится ли купленное с израсходованным
Последний шаг и ловит проблемы. Большой разрыв между закупленным и израсходованным означает либо потери, либо ошибку подсчёта, либо запас, уходящий без учёта.
Как выглядит «хорошо»
Вы должны отвечать, не заходя на склад: сколько у нас по топ-20 позиций, что истекает в следующем квартале и сколько мы потратили на материалы в прошлом месяце.
Если хоть на один вопрос нужно идти и искать — система ещё не работает.
Свяжите это с лечением
Знать расход на процедуру нужно потому, что это питает ценообразование. Если композитная пломба расходует предсказуемое количество материала, эта стоимость принадлежит цене композитной пломбы.
Клиники, которые считают цену только от времени, игнорируя материалы, стабильно недооценивают процедуры с самым большим расходом.